Klantcontact tijdens vakantie is voor veel organisaties een uitdaging. Medewerkers zijn op vakantie, roosters worden aangepast en de bezetting is lager dan normaal. Toch blijven klanten bellen, mailen en bestellen. Hoe zorgt u ervoor dat uw bedrijf bereikbaar blijft, zonder dat het team overbelast raakt?
Een flexibel klantcontactsysteem biedt uitkomst. Daarmee blijft u bereikbaar én behoudt u rust in het team, zelfs tijdens de vakantieperiode.
Klantcontact tijdens vakantie: wat verandert er?
Tijdens de zomermaanden verandert er veel binnen organisaties. Ten eerste zijn er vaak aangepaste openingstijden. Daarnaast is er minder personeel beschikbaar, wat kan leiden tot langere wachttijden. Tot slot werken sommige bedrijven tijdelijk samen met externe partijen.
Daarom is het belangrijk om klanten goed te informeren. Volgens Klantcontact.nl voorkomt duidelijke communicatie frustratie en behoudt u het vertrouwen van uw klanten.
5 slimme functies voor klantcontact tijdens vakantie
Om klantcontact tijdens vakantie goed te organiseren, kunt u gebruikmaken van de volgende functies:
1. Datum- en tijdgestuurde routering
Allereerst is het handig om gesprekken automatisch door te schakelen op basis van het vakantierooster. Wanneer u voor elke medewerker een rooster toevoegt, komen de oproepen bij de aanwezige personen binnen. U kunt er ook voor kiezen om buiten openingstijden een externe partner in te schakelen.
Voorbeeld: Op werkdagen tussen 09:00 en 17:00 gaan gesprekken naar het interne team. Buiten deze tijden worden ze doorgeschakeld naar een externe partner.
2. Aangepast keuzemenu
Daarnaast kunt u bellers informeren over wachttijden of alternatieve contactopties. Deze informatie kunt u zelf inspreken, of laten maken met AI.
Voorbeeld: “Vanwege de vakantieperiode kan het langer duren voordat u een medewerker spreekt. Voor informatie over levertijden, toets 1.”
3. Terugbelverzoeken bij drukte
Is de wachtrij lang? Dan biedt een terugbeloptie uitkomst.
Voorbeeld: “Toets 3 als u liever teruggebeld wilt worden.” Het systeem plant het verzoek automatisch in.
4. Routering op basis van expertise
Bovendien is het slim om gesprekken te routeren naar medewerkers met de juiste kennis.
Voorbeeld: Technische vragen worden alleen doorgeschakeld naar medewerkers die beschikbaar zijn én over de juiste expertise beschikken. Vragen over financiële zaken komen enkel terecht bij de financiële afdeling.
5. Realtime dashboards
Tot slot geven dashboards inzicht in actuele wachttijden en gespreksvolumes.
Voorbeeld: Loopt de wachttijd op? Dan kan tijdelijk worden doorgeschakeld naar een externe dienstverlener.
Klantcontact tijdens vakantie goed geregeld
Kortom, periodes waarin u te maken hebt met minder bezetting vraagt om een andere aanpak van klantcontact. Door vooraf slimme keuzes te maken, blijft uw organisatie bereikbaar én houdt u het werkbaar voor het team.
Wilt u weten welke telefonie-oplossing bij uw organisatie past?
Neem vandaag nog contact met ons op via het contactformulier.
